Il Lean Thinking è una filosofia di gestione che si concentra sull'eliminazione degli sprechi e sull'aumento dell'efficienza e della qualità dei processi. Nell'ambito degli uffici, questo significa che gli obiettivi del Lean Thinking sono quelli di ridurre i tempi di attesa, eliminare le attività non necessarie e migliorare l'utilizzo delle risorse.

Far fruire più velocemente il lavoro ed eliminare i tempi morti

Uno dei principali obiettivi è quello di creare un flusso continuo di informazioni e di lavoro, eliminando i colli di bottiglia e migliorando l'efficienza dei processi. Ciò significa che i dipendenti devono essere in grado di lavorare in modo collaborativo e di condividere facilmente le informazioni tra di loro, in modo da poter prendere decisioni rapide e accurate.

Creare più valore per il cliente interno (attraverso la gestione dei fornitori)

Nell'ambito del procurement, questo significa che gli acquisti devono essere effettuati in modo efficiente e mirato, utilizzando i fornitori giusti per ottenere il massimo valore per l'azienda.

Per creare valore per il cliente interno (produzione), è importante selezionare i fornitori giusti in base alle esigenze dell'azienda e del cliente. Ciò significa che i fornitori devono essere selezionati sulla base di criteri qualitativi e quantitativi, come la qualità del prodotto, la puntualità di consegna, la flessibilità e il prezzo. Inoltre, è importante stabilire relazioni di lunga durata con i fornitori, al fine di ottenere una maggiore collaborazione e un migliore scambio di informazioni.

Quindi la gestione del parco fornitori può essere migliorata attraverso la standardizzazione degli acquisti, la negoziazione dei prezzi, la gestione dei contratti e la valutazione dei fornitori. In questo modo, è possibile garantire che i fornitori soddisfino gli standard qualitativi dell'azienda e che gli acquisti vengano effettuati in modo efficiente e mirato.

Eliminare o ridurre pratiche inutili e snellire la burocrazia

É uno dei principi chiave del Lean Thinking, che mira a eliminare gli sprechi e a creare valore per i due clienti del Procurement (quello interno: "produzione o magazzino" e quello esterno: "cliente dell'azienda").

Nel contesto del procurement, questo significa che tutte le attività che non aggiungono valore al processo di acquisto devono essere eliminate o ridotte.

In primis, ciò significa eliminare le pratiche che non sono strettamente necessarie per il processo di acquisto. Ad esempio, la raccolta di informazioni che non sono utilizzate, la creazione di documenti che non sono necessari o la partecipazione a riunioni che non sono strettamente necessarie.

In secondo luogo, significa snellire la burocrazia, ovvero eliminare o ridurre i passaggi inutili e complessi all'interno del processo di acquisto. Ciò può essere ottenuto ad esempio, semplificando i moduli di ordine, automatizzando i processi e utilizzando sistemi digitali per la gestione degli acquisti.

INTERCONNESSIONE

Considerare il processo (di approvvigionamento) in tutto il suo flusso

"Evitare di concentrarsi su un'unica fase senza considerare ciò che avviene prima e dopo perché una singola fase efficiente non coincide con l’efficienza di tutto il processo"

Nel contesto degli uffici, l'interconnessione di un processo di lavoro significa considerare tutte le attività che compongono il processo come un sistema interconnesso, in cui ogni azione ha un impatto sull'intero processo.

In altre parole, significa che ogni attività svolta all'interno degli uffici non deve essere considerata in modo isolato, ma come parte di un processo più ampio che ha l'obiettivo di creare valore per il cliente e migliorare l'efficienza dell'ufficio.

Per esempio, se un dipendente ha bisogno di informazioni per completare un compito, è importante considerare come questa richiesta di informazioni influisce sull'intero processo di lavoro. Se la richiesta di informazioni causa ritardi o difficoltà per gli altri dipendenti, o peggio per il fornitore, questo può avere un impatto negativo sull'intero processo di lavoro.

Nell'ambito del Procurement la mancanza di informazioni da inoltrare ai fornitori (per esempio forecast) o il ritardo di dettagli necessari ai fini della fornitura in corso, significano creare un collo di bottiglia a monte.

Il concetto di interconnessione si basa sulla comprensione che ogni fase del processo di approvvigionamento è interconnessa con le fasi precedenti e successive. Ad esempio, se un'attività di acquisto è effettuata in modo efficiente, ma la consegna del prodotto è in ritardo, questo può causare problemi di produzione e conseguentemente una perdita di valore per il cliente.

Quindi sostenere la bontà del "flusso" a monte e nei rapporti contrattuali con il fornitore è indispensabile, ma non è sufficiente. Infatti, bisogna curare anche il processo a valle come per esempio il carico della merce consegnata a magazzino in tempi brevi (vedi esempio riportato nel video).

Questa pillola fa parte di una nuova serie di video/articoli che descrivono l'impatto della Lean sul #procurement, approfondisci l'argomento guardando il video caricato sul mio canale Youtube (fai click e vedi ora) e non perdere i prossimi video! Questa pillola descrittiva, tratta dal libro “Il mondo degli Acquisti” (vedi presentazione), è il 77° articolo, di una serie che pubblicherò sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.

Daniele Pezzali consulente e formatore in Procurement (visita:www.danielepezzali.com) Seguimi su LinkedIn 26 gennaio 2023